#szakmázunk
A projektmenedzsment egy elhanyagolhatatlan feladat, ha saját vállalkozást viszel. Vannak olyan vállalkozók, akik soha nem tudják, hogy kiállították-e a számlájukat, megkapta-e a könyvelő az anyagot, el van-e utalva az adó, elment-e a válasz az ügyfélnek és hogy milyen feladatokkal vannak készen.
Én ekkora stressztől 20 másodperc alatt meggyulladnék – így aztán nem csak a professzionalizmus hajtott, amikor csontig optimalizáltam a folyamataimat.
Ezért felrajzoltam a struktúrát, hogy milyen típusú feladatokat szoktam csinálni az ügyfeleimnek és csoportosítottam őket. Ezt a sablonprojektet másolom mindig, amikor új ügyféllel szerződök le. Ebben minden apró teendő benne van: a szerződéstervezet átküldése, aláírása, az egyeztetnivaló adatok, az elvégzendő nagyobb feladatok és az adminisztráció, a munka kiszámlázása is. Így nem igazán kell gondolkodnom, csak egyszer elindítom a rendszert, majd pipálgatok: a feladatok szépen ismétlik magukat.
Az elúszás másik forrása az idő hibás becslése. A coach elmagyarázta, hogy 10%-kal simán alulbecsüli mindenki a munkaidejét: így én már eleve hozzászámolom ezt az extrát. Ráadásul hónapokig stopperóráztam a feladatokat: ezzel a módszerrel 2-3 hónap után már érzi az ember, hogy egy-egy részfeladat, nehézségtől függően, mennyi időt emészt fel. Ha pedig tudjuk az átlagidőt, rászámoljuk a 10%-ot, akkor egész szépen adja magát, hogy hány feladatot tudunk elvégezni egy adott nap.
Egy magas minőségű szolgáltatásnak pedig elengedhetetlen része a kommunikáció. Őszintén, precízen és gyorsan: ez a hármas az én vezérelvem. Amikor belekezd
tem a vállalkozásba, pontosan tudtam, hogy nálam senki nem várhat napokig válaszra. A multis munkáimnál látott Service Level Agreementekre emlékezve meghatároztam a mini vállalkozásomnál is azokat az értékeket, amiket minden körülmények között betartok. 🙂
Hétfőtől péntekig mindenki 1 munkanapon belül választ kap – akár utcáról betévedt, akár meglévő, régi ügyfélről van szó. Ebben nagyon fontos, hogy nem 1 órán belül és nem hétvégén! Ha valaki azt állítja magáról, hogy MINDIG elérhető ÉS ugyanakkor elmélyülten, profin és pontosan dolgozik neked, akkor kezdj el gyanakodni, mert a két dolog egyszerre nem létezik. 🙂 Aki pedig hétvégén is ezerrel hajt, az előbb-utóbb kimerül, ami megint a minőség rovására megy.
Ezeknek az előkészületeknek köszönhetően aztán megvannak a projektek és megvannak a becsült munkaórákkal megcímzett taskok: nincs más dolgom, csak szétszórni őket a naptárban. Reggel csak kinyitom a projektmenedzsment-eszközt és egyenesen a feladatokkal foglalkozhatok, miközben elég időm marad a szoros, hatékony kommunikációra is.
Ezek a módszerek jól működnek a háztartásban, a tanulásban és a munkahelyi feladatoknál is. Szerintem sokat segít, ha tudod, hogy valójában mennyi idő felporszívózni, ha kitapasztalod, hogy hány órát kell pihentetned a megtanultakat és ha kialakítod, hogy hogyan ne maradj el az e-mailjeiddel. 🙂
– Száva –
Gyere, beszélgess velünk! – Kommenteld a posztot Facebookon!
